Маргарита Сазонова

pressmaster / Depositphotos.com Понимание государством важности развития института кадрового электронного документооборота демонстрирует отражение соответствующего запроса в Стратегии развития информационного образа в РФ (Указ Президента РФ от 9 мая 2017 г. № 203 О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы). Она содержит положение о задачах применения информационных технологий в сфере взаимодействия государства и бизнеса, среди которых значится продвижение проектов по внедрению электронного документооборота в организациях. Среди прочих задач в Стратегии обозначены создание условий для повышения доверия к электронным документам, а также осуществление в электронной форме идентификации и аутентификации участников правоотношений.

 

Эксперимент Минтруда РФ по использованию электронных документов

Во исполнение положений Стратегии одной из наиболее существенных государственных инициатив в сфере реформы электронного документооборота в сфере кадрового делопроизводства стало принятие Федерального закона от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, который проводился до 15 ноября текущего года. Эксперимент, проводимый Минтрудом России, поставил основной целью определение и создание условий для использования документов в электронном виде в трудовых отношениях. Он затрагивал документы, связанные с работой, для которых законодательно предусмотрено оформление на бумажном носителе или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись. К ним относятся, например, трудовой договор, локальные нормативные акты, например, график отпусков. Как отметила адвокат, советник, КА Ковалев, Тугуши и партнеры Ксения Степанищева на XV Профессиональной конференции Трудовое право: актуальные вопросы и лучшие практики, подводя начальные итоги эксперимента, работодатели отметили ряд существенных проблем. Так, например, затрудняло переход на дистанционный документооборот отсутствие единых требований к формату, хранению и обмену документов в электронном виде. Другая проблема затрагивает отсутствие правил работы с документами по истечении срока электронной подписи.

Еще одним важным этапом развития электронного документооборота стало принятие Публичной декларации целей и задач – 2021 (утв. Минтрудом России)1. В списках задач указана реализация возможности осуществления электронного документооборота для всех заинтересованных работодателей. Введение и применение документов возможно без дублирования на бумажном носителе. При этом важно обеспечить повышение надежности хранения кадровых документов. Предусмотрена также необходимость сокращения затрат как государства, так и работодателей на ведение документооборота, связанного с работой. При этом работодатель самостоятельно выбирает форму ведения кадровых документов – в электронном или бумажном виде. В отличии от эксперимента, в данное исключение попадают документы, оформление которых законодательно регламентировано только на бумажном варианте или тех, ознакомление которых осуществляется под роспись (в соответствии с Письмом Минтруда России от 6 марта 2020 № 14-2/ООГ-1773).

 

Поправки в Трудовой кодекс РФ

Наиболее важным этапом цифровой трансформации кадрового документооборота стало принятие Федерального закона от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – Закон № 377), который вступил в силу 22 ноября (за исключением положения, о котором будет сказано далее). Согласно пояснительной записке к законопроекту, на основе которого принят Закон № 377, предлагается оптимизировать взаимодействие работодателя с сотрудниками в части кадрового документооборота, закрепляется возможность и механизмы ведения и использования кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе. При этом при оформлении ряда документов должны дублироваться на бумажном носителе, если в соответствии с трудовым законодательством их оформление возможно в письменном виде или ознакомление с которыми может происходить только под роспись работника – например, трудовой договор.

Анализируя нововведения, Ксения Степанищева выделила следующие ключевые нововведения:

право работодателя на переход на электронный документооборот;

• обязанность по созданию локального акта с информацией о дате перехода на систему электронного документооборота;
• обязанность работодателя заблаговременно уведомить сотрудников о переходе на новую систему документооборота;
• право работника отказаться от электронного документооборота, однако в случае отказа менее 50% сотрудников, работодатель вправе перевести всех;
• сохранение права работника получения бумажной копии документов по его заявлению;
• работодатель должен использовать усиленную электронную подпись, работник – простую;
• прием на работу осуществляется только на основании трудового договора (приказ о приеме на работу не требуется с 22 ноября);
• сотрудники могут отправлять работодателю кадровые документы (например, заявления или уведомления) через систему Работа в России.

Закон дополнил ТК РФ новыми ст. 22.1-22.3. Согласно Закону № 377, электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. При этом работодатель может выбрать информационную систему для электронного документооборота. Помимо использования собственной системы (она должна соответствовать трудовому законодательству)

3e0

предусмотрена возможность осуществлять электронный документооборот посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений Работа в России, включая взаимодействие через портал госуслуг. Путем использования системы электронного документооборота осуществляется взаимодействие работодателя и работника – создание, подписание и предоставление работодателю документов, получение от работодателя документов и ознакомление с ними.

Примечательно, что проведенный эксперимент Минтруда РФ выявил избыточность нормы об оформлении приказа о приеме на работу, содержание которого посчитали аналогичным некоторым положениям трудового договора, в связи с чем авторы законопроекта предложили исключить данную норму из ТК РФ. Прием на работу может осуществляться только на основании трудового договора. Однако сохраняется право оформления приказа при желании.

Также важно обратить внимание, что поправки в ТК РФ вносят пояснения в отношении применения единых требований к составу и форматам электронных документов. Так, Закон № 377 закрепляет обязанность по установлению таких требований ...
Источник: Система ГАРАНТ - законодательство РФ с комментариями..